Evenement organiseren

Wilt u een evenement organiseren, zoals een buurtfeest, braderie, feest of festival dan moet u de gemeente hiervan op de hoogte stellen. In sommige gevallen heeft u een vergunning nodig en soms is een melding voldoende. Omdat de gemeente (mede)verantwoordelijk is voor de openbare orde en veiligheid, willen wij graag vooraf met u kijken of en hoe een evenement veilig en ordelijk kan worden gehouden.

Melding of vergunning?

Voor sommige evenementen is het voldoende om een melding hiervan te doen bij de gemeente. Alleen als het evenement niet door mag gaan, ontvangt u bericht van ons. Een melding kan worden gedaan via het meldingsformulier. Een melding is voldoende indien uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:

• er zijn maximaal 200 personen aanwezig (deelnemers en/of bezoekers);
• het gaat om een incidenteel evenement;
• de geluidbelasting is minder dan 70 dB(A);
• de eindtijd van het evenement is op zondag tot en met donderdag uiterlijk 24:00 uur en op vrijdag, zaterdag en de dag voorafgaand aan een feestdag uiterlijk 01:00 uur;
• het is geen meerdaags evenement en er is geen sprake van een overnachting;
• doorgaande wegen worden niet afgesloten en woonerfstraten met officiële verkeersborden en verkeershekken;
• het terrein wordt schoon en netjes opgeleverd;
• de inzet van de politie is niet noodzakelijk;
• de melding is minimaal drie weken voor het evenement gedaan.

Let op, u moet aan alle voorwaarden voldoen. Als u aan één voorwaarde niet voldoet, moet u een vergunning aanvragen. Dit kunt u doen via het aanvraagformulier.

Indieningstermijn

In het formulier staat welke gegevens wij van u nodig hebben om het evenement te beoordelen. Om ons voldoende tijd te geven om het evenement te beoordelen, ontvangen wij graag bij voorkeur minimaal acht weken voor het evenement de aanvraag of melding met de benodigde gegevens. Hoe eerder u een aanvraag doet, hoe eerder u duidelijkheid heeft over of uw melding of aanvraag. Als u minder dan drie weken voor het evenement een aanvraag indient, kan het zijn dat wij onvoldoende tijd hebben om het evenement te beoordelen en daarom de aanvraag moeten afwijzen.

Kosten

Voor het behandelen van een melding brengt de gemeente geen kosten in rekening. Voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning worden wel kosten in rekening gebracht. Dit wordt leges genoemd. Om de leges te bepalen wordt uw evenement ingedeeld in een categorie. De categorie geeft een indicatie van hoe risicovol het evenement ingeschat wordt en wat er qua veiligheid ingezet moet worden. Daarbij gaat het om beveiliging en de hulpdiensten zoals politie of ambulancezorg. Hoe hoger het risico, hoe hoger de leges. De leges kunt u terug vinden in de legesverordening. https://www.boekel.nl/bestuur-en-organisatie/beleid-en-regelgeving/verordeningen

Voor verenigingen en stichtingen, die als doel hebben om maatschappelijke, sociale of culturele activiteiten te organiseren met vrijwilligers, geldt een vrijstelling van de leges. Dit betekent dat als dit doel uit de statuten blijkt, de vereniging of stichting geen leges hoeft te betalen voor de aanvraag van een evenementenvergunning. Als u denkt recht te hebben op deze vrijstelling, ontvangen wij graag een kopie van uw statuten bij de aanvraag.

Ontheffingen

Voor sommige evenementen is het, naast een melding of evenementenvergunning, ook nodig om een ontheffing aan te vragen voor het schenken van zwak alcoholische dranken (artikel 35-ontheffing), de sluitingstijd of schenktijd. Als dit voor uw evenement geldt, is het belangrijk dat u hier aan denkt.

Gebruik dranghekken en/of containers

Voor (weg)afzettingen is het mogelijk kosteloos gebruik te maken van dranghekken. Het is ook mogelijk kosteloos gebruik te maken van onze groene containers. Dit kunt u aangeven op het formulier.

Formulieren

Aanvraag evenementenvergunning

Melding van een evenement

Aanvraag ontheffing art. 35