Let op:

Het kan zijn dat u naast een evenementenvergunning ook een omgevingsvergunning voor een buitenplanse omgevingsplanactiviteit nodig heeft. Dit is het geval als het omgevingsplan geen ruimte biedt voor een evenement en uw evenement niet incidenteel en kortdurend is. Hierbij wordt ook de op- en afbouw voor het evenement meegerekend. Een evenement is in ieder geval niet kortdurend als u meerdere dagen nodig heeft voor het evenement inclusief op- en afbouw. Is dit het geval? Vraag dan zo snel mogelijk de omgevingsvergunning aan, omdat hiervoor beoordeeld dient te worden wat het effect van uw evenement op de omgeving is. Een andere optie is dat u het evenement organiseert op een locatie waar het omgevingsplan een evenement wel toestaat.

Melding of vergunning?

Voor sommige evenementen is het voldoende om een melding hiervan te doen bij de gemeente. Alleen als het evenement niet door mag gaan, ontvangt u bericht van ons. Een melding kan worden gedaan via het meldingsformulier. Een melding is voldoende indien uw evenement voldoet aan de volgende voorwaarden:

  • er zijn maximaal 200 personen aanwezig (deelnemers en/of bezoekers);
  • het gaat om een eendaags evenement;
  • de geluidbelasting is minder dan 55 dB(A);
  • het evenement vindt plaats tussen 7.00 en 24.00 uur;
  • er wordt geen muziek gedraaid voor 9.00 uur en na 23.00 uur;
  • het evenement mag niet op de rijbaan plaatsvinden;
  • de doorgang voor verkeer en hulpdiensten blijft vrij;
  • de melding is minimaal drie weken voor het evenement gedaan.

Let op, u moet aan alle voorwaarden voldoen. Als u aan één voorwaarde niet voldoet, moet u een vergunning aanvragen. Dit kunt u doen via het aanvraagformulier.

Indieningstermijn

In het aanvraagformulier evenementenvergunning staat welke gegevens wij van u nodig hebben om het evenement te beoordelen. Om ons voldoende tijd te geven om het evenement te beoordelen, ontvangen wij graag minimaal twaalf weken voor het evenement de volledige vergunningaanvraag. Hoe eerder u een aanvraag doet, hoe eerder u duidelijkheid heeft over of uw aanvraag of melding. Als u niet op tijd voor het evenement een aanvraag of melding indient, kan het zijn dat wij onvoldoende tijd hebben om het evenement te beoordelen en daarom de aanvraag moeten afwijzen.
Mocht voor het te organiseren evenement een EHBO-post noodzakelijk zijn, kunt u contact opnemen met de RK E.H.B.O. vereniging Sint Lidwina Boekel Venhorst https://www.ehbo-boekelvenhorst.nl/ (Deze link gaat naar een externe website).

Kosten

Voor het behandelen van een melding brengt de gemeente geen kosten in rekening. Voor het in behandeling nemen van een aanvraag voor een evenementenvergunning worden wel kosten in rekening gebracht. Dit wordt leges genoemd. Om de leges te bepalen wordt uw evenement ingedeeld in een categorie. De categorie geeft een indicatie van hoe risicovol het evenement ingeschat wordt en wat er qua veiligheid ingezet moet worden. Daarbij gaat het om beveiliging en de hulpdiensten zoals politie of ambulancezorg. Hoe hoger het risico, hoe hoger de leges. De leges kunt u terugvinden in de legesverordening (Deze link gaat naar een externe website).

Voor verenigingen en stichtingen, die als doel hebben om maatschappelijke, sociale of culturele activiteiten te organiseren met vrijwilligers, geldt een vrijstelling van de leges. Dit betekent dat als dit doel uit de statuten blijkt, de vereniging of stichting geen leges hoeft te betalen voor de aanvraag van een evenementenvergunning. Als u denkt recht te hebben op deze vrijstelling, ontvangen wij graag een kopie van uw statuten bij de aanvraag.

Ontheffingen

Voor sommige evenementen is het, naast een melding of evenementenvergunning, ook nodig om een ontheffing aan te vragen voor het schenken van zwak alcoholische dranken (artikel 35-ontheffing), de sluitingstijd of schenktijd. Als dit voor uw evenement geldt, is het belangrijk dat u hier aan denkt.

Het aanvraagformulier voor deze ontheffing is op te vragen via vergunningen@boekel.nl.

Aanvraag evenementenvergunning

Voor het aanvragen van een evenement dient het digitale formulier volledig en inclusief alle gevraagde bijlage uiterlijk 12 weken vóór de start van het evenement bij ons ingediend te zijn (artikel 2:25 van de Algemene Plaatselijke Verordening).
Om het formulier correct te kunnen invullen, is het noodzakelijk dat alle plattegronden en plannen -zoals vermeld in de controlelijst plattegronden – vooraf zijn opgesteld en als bijlage worden toegevoegd.

Heeft u een tekening of plattegrond van uw evenement opgesteld?

Dan kunt u met behulp van een AI-tool eenvoudig controleren of het voldoet aan de wettelijke indieningsvereiste. Hiervoor kunt u gaan naar Hoe maak je een veiligheidsplan voor een evenement (Deze link gaat naar een externe website)?
Onder het kopje ‘Checklist tekeningen en plattegronden’.
Via deze tool vindt u tevens aanvullende informatie en richtlijnen over het organiseren van een evenement.

Wanneer doet u deze analyse?

Doe de analyse vóórdat u de vergunningsaanvraag indient.
Op basis van de uitkomst weet u vervolgens of uw plattegrond in behandeling genomen kan worden, of dat het (nog) niet voldoet aan de indieningsvereiste.

Controlelijst plattegronden

  1. Plattegrond van evenemententerrein (schaal 1:500 of 1:1000) met maatvoering en noordpijl, die in ieder geval de objecten groter dan 25m² bevat en (indien van toepassing)
    * Locatie diverse activiteiten zoals tenten, podia, tappunten, eetgelegenheden, verlichting, vluchtwegen, attracties, EHBO-post. Sanitaire voorzieningen, geluidsinstallatie, locatie van overnachting, parkeergelegenheden voor auto of fiets, kramen, plaats van open vuur etc.
    * Als de locatie van het evenement op particuliere grond is: een schriftelijke toestemming van de eigenaar van de grond.
  2. Plattegrond voor ieder bouwsel met een verblijfsruimte (bijv. tent/area) dat is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk. Op deze plattegrond is het volgende aangegeven (voor zover deze aanwezig zijn, tenzij vermelding ‘verplicht’).
    * Het hoogste aantal gelijktijdig aanwezige bezoekers per verblijfsruimte (verplicht)
    * De netto vloeroppervlakte per verblijfsruimte dat toegankelijk is voor bezoekers (verplicht)
    * De gebruiksbestemming per verblijfsruimte (verplicht)
    * Locaties van nooduitgangen en vluchtroutes
    * Aanduiding van de breedte van de aangegeven nooduitgangen en vluchtroutes
    * Vluchtrouteaanduiding voor bezoekers
    * De draairichting van nooduitgangen en andere doorgangen
    * Locaties van noodverlichting, brandblusvoorzieningen en de brandweeringang
    * Brand-en rookwerende scheidingsconstructies
    * Bij gebruik van bakkramen of bakwagens (zoals foodtrucks) dan ook de vermelding of het een gas-of elektrische installatie betreft en de vermelding of er wordt gefrituurd
    * Meldingsformulier brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen, deze kunt u opvragen via vergunningen@boekel.nl
    * Bij plaatsing van een tent, een tentdoekcertificaat, deze is op te vragen bij de leverancier van de tent
  3. Situatietekening met noordpijl (schaal 1:500 of 1:1000), waarmee de ligging (en daarmee de risico’s) van het evenement t.o.v. de omgeving duidelijk wordt.
  4. Calamiteitenplan/Veiligheidsplan (indien van toepassing) met daarin:
    Omschrijving van het evenement, beschrijving van relevante risico’s, beschrijving van getroffen maatregelen, uitwerking van maatregelen, (wie doet wat)

    Beveiligingsplan (indien van toepassing) waarin wordt aangegeven:
    * Naam beveiligingsbedrijf en contactgegevens
    * Aantal beveiligers met telefoonnummers
    * Taken van beveiligers (wie doet wat)
    * Inschatting van aanwezige risico’s
    * Alarmnummers

    Inzetplan EHBO (indien van toepassing) waarin wordt aangegeven:
    * Naam EHBO en contactgegevens
    * Aantal EHBO-ers met naam en telefoonnummer
    * Taken EHBO-ers

    Verkeersplan: (indien van toepassing): met daarin:
    * Plattegrond (schaal 1:500 of 1:1000) met afsluiting van de weg, omleidingsroute en plaats omleidingsborden
    * Calamiteitenroute (duidelijke route voor de bereikbaarheid van het evenement door hulpverlening)
    * Omschrijving van de verkeerssituatie voor, tijdens en na het evenement
    * Omschrijving van genomen maatregelen
    * Plaats verkeersregelaars/verkeersbegeleiders
  5. Kopie polis van de aansprakelijkheidsverzekering

De aangevraagde locatie van uw evenement kan in strijd zijn met het geldende omgevingsplan.
Dit betekent dat het organiseren van het evenement op deze locatie niet zonder meer is toegestaan.
Het is dan noodzakelijk om naast een evenementenvergunning ook een omgevingsvergunning aan te vragen.
In sommige gevallen kan dit via een binnenplanse omgevingsplanactiviteit (OPA) of een buitenplanse omgevingsplanactiviteit (BOPA).